Cos'è l'inventario fisico?
L'inventario fisico è un processo per determinare che le quantità di inventario sono esatte o se ci sono differenze nella quantità menzionata fisicamente presente e quella menzionata nel sistema SAP. Fondamentalmente, dopo aver terminato con l'inventario fisico, il sistema e i livelli delle scorte fisiche devono essere gli stessi.
È obbligatorio per motivi legali e nella maggior parte dei casi viene effettuato una volta all'anno.
Per semplificare il processo, controlla il diagramma sottostante, questi sono i passaggi più comuni per fare l'inventario fisico (non solo in SAP ERP).
Oltre ai motivi legali, è estremamente utile avere le quantità di scorte corrette nel sistema che corrispondono alle scorte fisiche. La direzione può avere le informazioni corrette sul valore dei materiali a magazzino. L'ATP per le vendite è corretto. La pianificazione MRP viene eseguita utilizzando i parametri di input corretti (quantità di stock di materiale).
Non avere i livelli di scorte corretti nel sistema significa esattamente l'opposto. La direzione ha un'immagine sbagliata sull'aspetto finanziario delle azioni in possesso. ATP utilizza i dati sbagliati (le vendite potrebbero non essere in grado di vendere qualcosa fisicamente in magazzino ma non esistente nel sistema, o il sistema potrebbe consentire la vendita di qualcosa che non è fisicamente presente nel magazzino). La pianificazione MRP è imprecisa (la pianificazione della produzione e altri processi di pianificazione dei materiali potrebbero essere un grosso problema in quanto sono necessari per calcolare le esigenze di produzione / approvvigionamento in base ai livelli delle scorte e molte altre informazioni).
Ora vedi che avere livelli di scorte chiari e corretti è di immensa importanza per molti processi in un'azienda. Ora vedrai come viene eseguito l'inventario fisico nel modulo MM.
Tipi di inventario fisico
Le seguenti procedure di inventario fisico possono essere utilizzate nel sistema SAP:
- Inventario periodico
- Inventario continuo
- Conteggio ciclo
- Campionamento dell'inventario
Inventario periodico La maggior parte delle volte le aziende utilizzano questo tipo di inventario. Nella maggior parte dei casi, viene eseguito una volta all'anno e questo tipo di inventario è chiamato inventario fisico annuale. Ciò significa che le scorte di materiale vengono conteggiate una volta all'anno. La maggior parte delle volte alla fine dell'anno o al termine della stagione (nelle industrie stagionali).
Inventario continuo Tutti i materiali vengono conteggiati a un certo punto dell'anno, ma questo può essere stabilito in qualsiasi giorno. Quindi possiamo contare del materiale a febbraio, altri ad aprile e così via. Un singolo materiale può essere contato in un'unica data. Questo tipo di inventario viene utilizzato principalmente nei magazzini basati sulla gestione del magazzino, ma può essere eseguito anche nella gestione dell'inventario.
Conteggio ciclo Questo tipo di inventario ci consente di impostare un periodo per intervalli regolari per l'inventario fisico a livello di materiale. Quindi un materiale in rapido movimento e di alto valore può essere conteggiato quattro volte l'anno, mentre un materiale a movimento lento e di basso valore può essere contato una volta all'anno. L'indicatore di ciò è impostato nell'anagrafica materiale nella vista 1 posizione di stoccaggio / impianto, nel campo
CC phys. Inv. Ind . Campionamento delle scorte Solo un numero di materiali selezionati casualmente viene conteggiato alla data di riferimento del bilancio e se tali materiali mostrano differenze sufficientemente piccole, si può considerare che anche gli altri materiali abbiano livelli di scorta corretti. Non viene utilizzato molto spesso, poiché è essenzialmente un'approssimazione, ma in alcuni casi può essere utilizzato se il materiale e la struttura del magazzino lo implicano.
Esploreremo l'opzione di inventario annuale più comune nel seguente argomento.
Creazione del documento di inventario fisico
La seguente procedura può essere utilizzata nella creazione e nell'elaborazione del documento di inventario fisico.
Passo 1)
- Eseguire la transazione MI01 .
- Immettere la data del documento e la data pianificata per il conteggio (lasciare l'impostazione predefinita per oggi).
- Inserisci impianto / luogo di stoccaggio / indicatore di scorte speciali.
- Scegli se vuoi Blocco registrazione (se c'è la possibilità che qualcuno esegua una registrazione mentre l'inventario fisico è in corso abilita questo - livello materiale), Blocca inventario del libro (il saldo dell'inventario del libro corrente verrà registrato nel documento dell'inventario fisico se questa opzione è abilitato) e se si desidera contare i batch con flag di cancellazione (autoesplicativo). Premere INVIO .
Passo 2)
- Immettere i numeri di materiale che si desidera includere in questo documento di inventario fisico.
- Salva i dati della transazione.
Sarai informato del numero del documento di inventario fisico appena creato.
Passaggio 3)
Passaggio facoltativo.
- Eseguire la transazione MI02 per apportare modifiche al documento (se necessario).
- Fare doppio clic sull'elemento se si desidera verificare se il conteggio è già stato eseguito. Ž
- Se è necessario eliminare il documento, è possibile impostare l'indicatore di eliminazione.
Passaggio 4)
Passaggio facoltativo.
- Puoi vedere a livello di articolo che il nostro materiale non è stato ancora conteggiato.
Passaggio 5)
Passaggio facoltativo.
- A livello di intestazione, è possibile modificare i dati inseriti durante la creazione del documento di inventario fisico.
Ora hai finito con la creazione (e la modifica del documento di inventario fisico). È possibile visualizzare il documento con il codice di transazione MI03 .
Immissione dei risultati del conteggio
Nel seguente argomento, ti mostrerò come inserire i risultati del conteggio nel documento di inventario fisico.
Il processo è abbastanza semplice, ma deve essere eseguito accuratamente perché l'errore nell'inserimento del conteggio si traduce in un saldo di magazzino scadente in seguito. Quindi, è molto necessario che il processo di conteggio e quello di immissione siano entrambi accurati.
Passo 1)
- Eseguire il codice di transazione MI04.
- Immettere il numero del documento fisico e l'anno fiscale.
- Immettere la data di conteggio se diversa da quella suggerita.
- Immettere la percentuale di varianza. Ciò significa che se avevi 100 pezzi in stock prima del processo di inventario fisico e inserisci 107 pezzi come risultato del conteggio, sarai informato con un messaggio di avviso della differenza tra la quantità di stock precedente e la quantità conteggiata . Premi INVIO .
Passo 2)
- Immettere la quantità conteggiata per questo materiale.
- Premere Invio.
You will be informed that there is a quantity difference of 20 pcs, if you haven't made a mistake while entering the quantity, you can bypass the warning by pressing ENTER. If you made a mistake while entering the quantity, you can correct the entry (124 pcs in my case) and hit ENTER again.
If you get the warning message, and you think that there might be a mistake in the counting process, you can recount the item again and correct the results (check out MI05 transaction code, and MI11 if needed).
After I have corrected my entry to 124 pcs, I will save the transaction data.
Posting the Differences
After you have possibly recounted and reentered quantity information for problematic materials, you can post the differences by using the transaction MI07.
Step 1)
- Execute the transaction MI07.
- Enter your physical inventory and fiscal year.
- Enter posting date. Goods posting will be done according to this date. Some companies use 31.12. In the annual physical inventory as the last day of fiscal year.
- You can use the threshold value to enter the maximum allowed differences value in local currency. If you don't want a limit leave this field blank. In order for this to work, materials need to have the standard or variable price maintained.
- Press ENTER.
Step 2)
- You can see the difference quantity. This means that we have found 4 pieces more than it was previously stated in the system.
- Value isn't shown as our controlling/accounting department didn't yet release the prices for this material. This needs to be done in a production environment. You cannot post a difference of 4 pieces with the respective value of 0,00 Eur.
We can see that our posting is done by creating the resulting material document 4900547510.
Step 3)
Optional.
We can check the material document in MB03.
- We can see a quantity of 4 pcs in the material document.
- Movement type used for goods receipt from physical inventory difference posting is 701.
This means that 4 pieces are added to the inventory.
For a reference of standard movement types, used for physical inventory, see the below table.
- 701 - Goods Receipt for unrestricted stock
- 702 - Goods Issue for unrestricted stock
- 703 - Goods Receipt for quality inspection stock
- 704 - Goods Issue for quality inspection stock
- 707 - Goods Receipt for blocked stock
- 708 - Goods Issue for blocked stock
You are done with physical inventory. You can now continue with regular warehouse activities.