Sono disponibili vari tipi di corrispondenza standard come la stampa della fattura, l'estratto conto ecc. È possibile creare anche tipi di corrispondenza personalizzata.
Le corrispondenze possono essere create al momento dell'elaborazione di una particolare transazione commerciale o in una fase successiva per registrazioni di transazioni già create.
La corrispondenza può essere inviata al cliente / fornitore in vari formati come e-mail e fax. La corrispondenza è fondamentalmente lettere ecc. Che vengono inviate da SAP al fornitore / cliente ecc.
La corrispondenza può essere creata individualmente o collettivamente, ad hoc o tramite lavoro batch automatizzato.
In questo tutorial imparerai-
- Tipi di corrispondenza
- Configurazioni di corrispondenza
- Generazione di corrispondenza
- Stampa della corrispondenza
- Corrispondenza tramite e-mail
Tipi di corrispondenza
Di seguito è riportato un elenco di esempio di vari tipi di corrispondenza standard, che possono essere copiati per creare uno specifico modulo personalizzato, programma, ecc.
| Tipo di corrispondenza | Descrizione della corrispondenza | Programma di stampa | Dati richiesti | Esempio di SAP Script Form standard |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Avvisi di pagamento | RFKORD00 | Numero del documento | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Estratti conto | RFKORD10 | Numero di conto e data | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Rendiconti spese di cambiale | RFKORD20 | Numero del documento | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Documenti interni | RFKORD30 | Numero del documento | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Lettere singole | RFKORD40 | Numero di conto | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Estratti di documenti | RFKORD50 | Numero del documento | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Dichiarazioni dei clienti | RFKORD11 | Numero e data del cliente | F140_CUS_STAT_01 |
Configurazioni di corrispondenza
La configurazione della corrispondenza in SAP può essere eseguita nei passaggi seguenti
Passaggio 1) Definisci il tipo di corrispondenza
Percorso: - SPRO> Contabilità finanziaria (nuova)> Contabilità clienti e conti fornitori> Conti clienti> Partite singole> Corrispondenza> Crea e verifica impostazioni per corrispondenza> Definisci tipi di corrispondenza
Codice transazione: - OB77
Qui sono disponibili vari tipi di corrispondenza standard SAP. Puoi anche creare i tuoi tipi di corrispondenza personalizzati. È possibile specificare che i dati sono necessari per generare una corrispondenza, ad esempio per l'estratto conto è possibile specificare che l'anagrafica cliente / fornitore è necessaria per l'estratto conto. Inoltre, è possibile specificare i parametri della data e il testo da visualizzare per la selezione della data.
Passaggio 2) Assegna il programma al tipo di corrispondenza
Percorso: -SPRO> Contabilità finanziaria (nuova)> Contabilità clienti e conti fornitori> Conti clienti> Partite singole> Corrispondenza> Crea e verifica impostazioni per corrispondenza> Assegna programmi per tipi di corrispondenza
Codice transazione: - OB78
Qui è necessario collegare il programma di generazione della corrispondenza al tipo di corrispondenza. È inoltre possibile specificare programmi diversi per codici società diversi. (Inoltre, è possibile specificare qui la variante predefinita per l'esecuzione del programma. È possibile creare tale variante dalla transazione SE38 / SA38 per il programma.)
È inoltre possibile creare il proprio programma personalizzato come una copia del programma standard e apportare modifiche adeguate per soddisfare qualsiasi esigenza specifica del cliente.
Passaggio 3) Determinare le funzioni di chiamata per il tipo di corrispondenza
Percorso: -SPRO> Contabilità finanziaria (nuova)> Contabilità clienti e conti fornitori> Conti clienti> Partite singole> Corrispondenza> Crea e verifica impostazioni per corrispondenza> Determina funzioni di richiamo
Codice transazione: - OB79
Qui è necessario specificare che in quale momento è possibile generare il particolare tipo di corrispondenza. È inoltre possibile specificare un'impostazione diversa per diversi codici società. Le varie opzioni disponibili sono: -
- Al momento dell'inserimento del documento (es.FB50, FB60, ecc.)
- Al momento della registrazione dei pagamenti (ad esempio F-28, F-26, ecc.)
- Al momento della visualizzazione o della modifica del documento (ad es. FB02, FB03, ecc.)
- Al momento della visualizzazione dell'account (es. FBL1N, FBL5N, ecc.)
Passaggio 4) Assegna il modulo per la corrispondenza al programma di stampa della corrispondenza
Percorso: -SPRO> Contabilità finanziaria (nuova)> Contabilità clienti e conti fornitori> Conti clienti> Corrispondenza partite singole> Crea e verifica impostazioni per corrispondenza> Definisci nomi moduli per stampa corrispondenza
Codice transazione: - OB96
Qui è necessario specificare quale definizione dei moduli verrà utilizzata dal programma di stampa della corrispondenza. È inoltre possibile specificare un'impostazione diversa per diversi codici società. (Il modulo SAP Script viene definito utilizzando la transazione SE71 , in cui i vari dati sono disposti nel formato di output per essere elaborati. Questo modulo SAP Script definisce il layout nell'output.)
È inoltre possibile utilizzare ID modulo a due cifre, mediante i quali è possibile chiamare moduli diversi per ID modulo diversi nello stesso codice azienda.
Questo ID modulo può essere fornito nella schermata di selezione del programma di stampa che genera la corrispondenza. È possibile selezionare un solo ID modulo alla volta per un tipo di corrispondenza. Puoi creare più tipi di corrispondenza, attivando diversi ID modulo.
Passaggio 5) Definisci i dettagli del mittente per la corrispondenza
Percorso: -SPRO> Contabilità finanziaria (nuova)> Contabilità clienti e conti fornitori> Conti clienti> Partite singole> Corrispondenza> Crea e controlla impostazioni per corrispondenza> Definisci dettagli mittente per modulo di corrispondenza
Codice transazione: - OBB1
Qui puoi collegare i dettagli per intestazione, piè di pagina, firma e mittente. Questo testo è definito utilizzando la transazione SO10 con ID testo come collegato sopra (es. ADRS). È inoltre possibile specificare un'impostazione diversa per diversi codici azienda (è possibile definire anche una variante del mittente a due cifre, che è possibile assegnare ai parametri di selezione del programma di stampa. Ciò consentirà diversi dettagli del mittente all'interno dello stesso codice azienda).
Passaggio 6) Definire le varianti di ordinamento per la corrispondenza
Percorso: -SPRO> Contabilità finanziaria (nuova)> Contabilità clienti e conti fornitori> Conti clienti> Partite singole> Corrispondenza> Crea e verifica impostazioni per corrispondenza> Definisci varianti di ordinamento per corrispondenza
Codice transazione: - O7S4
Qui puoi specificare l'ordine in cui verranno generate le lettere di corrispondenza. Ad esempio, se stai generando un estratto conto per più fornitori, i fornitori verranno ordinati in questo ordine e la lettera verrà generata. Questa variante di ordinamento può essere fornita nella schermata di selezione del programma di stampa che genera la corrispondenza.
Passaggio 7) Definire le varianti di ordinamento per le partite singole nella corrispondenza
Percorso: -SPRO> Contabilità finanziaria (nuova)> Contabilità clienti e conti fornitori> Conti clienti> Partite singole> Corrispondenza> Crea e verifica impostazioni per corrispondenza> Definisci varianti di ordinamento per partite singole
Codice transazione: - O7S6
Qui puoi specificare in quale ordine appariranno le varie voci in lettere di corrispondenza. Ad esempio, se un estratto conto fornitore ha più fatture, le fatture verranno ordinate in questo ordine e la lettera verrà generata.
Questa variante di ordinamento può essere fornita nella schermata di selezione del programma di stampa che genera la corrispondenza.
Generazione di corrispondenza
Come mostrato in precedenza anche in fase di configurazione del punto di richiamo, la corrispondenza può essere generata nei seguenti momenti: -
- Al momento dell'inserimento del documento (es.FB50, FB60, ecc.)
- Al momento della registrazione dei pagamenti (ad esempio F-28, F-26, ecc.)
- Al momento della visualizzazione o della modifica del documento (ad es. FB02, FB03, ecc.)
- Al momento della visualizzazione dell'account (es. FBL1N, FBL5N, ecc.)
La corrispondenza può essere generata per un particolare documento o per conto fornitore / clienti. Le diapositive successive spiegheranno la generazione della corrispondenza in modi diversi e la sua stampa.
Generazione corrispondenza (metodo A): -
La corrispondenza può essere generata durante la creazione, la modifica o la visualizzazione del documento.
Per questo andare su Ambiente> Corrispondenza e selezionare il tipo di corrispondenza pertinente, ad esempio vedere la schermata seguente nella creazione della fattura cliente FB70 : -
Allo stesso modo, puoi creare la corrispondenza dalla visualizzazione del documento / modifica dalla transazione, come in FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N, ecc.
Generazione della corrispondenza (metodo B)
Per i documenti contabili esistenti è possibile utilizzare il codice transazione FB12 .
Dopo aver inserito il codice azienda, verrà richiesto il tipo di corrispondenza. Seleziona il tipo di corrispondenza e ti verrà chiesto di inserire il numero del documento / n. ecc. in base all'impostazione del tipo di corrispondenza. Successivamente viene richiesta la corrispondenza.
Generazione della corrispondenza (metodo C)
Dalla transazione F.27 è possibile generare la corrispondenza (Estratto conto) per i fornitori / clienti.
Qui "Indicatore nel record anagrafico", il valore fornito deve corrispondere al valore fornito nei dati anagrafici cliente / fornitore> Codice azienda> Corrispondenza.
Se si seleziona la casella di controllo "Richiesta individuale", se lo stesso fornitore / cliente ha voci in più codici società, per ogni codice società verrà generata una dichiarazione separata.
Stampa della corrispondenza
Stampa della corrispondenza (metodo A): -
Utilizzare il codice transazione F.61 per stampare il tipo di corrispondenza pertinente già generato. All'esecuzione, stamperà semplicemente la corrispondenza (se è configurato Email / Fax, ecc., L'output verrà generato in quel formato)
Stampa della corrispondenza (metodo B): -
Dalla transazione F.64 è possibile vedere la lettera di corrispondenza (Spool) generata e stamparla. (La differenza rispetto a F.61 è che, in F.64 è possibile eseguire anche altre operazioni (come cancellazione, anteprima di stampa, ecc.) Per la richiesta di corrispondenza già generata.)
Lo spool generato può essere visualizzato e stampato dalla transazione SP02 o Sistema> Richiesta proprio spool.
Corrispondenza tramite e-mail
Mantieni l'indirizzo e-mail nelle impostazioni in anagrafica cliente / fornitore> Dati generali> scheda Indirizzo> Comunicazione e seleziona il metodo di comunicazione come e-mail.
Mantieni anche l'ID e-mail nel master cliente / fornitore> Dati codice azienda> scheda Corrispondenza.
Quindi la corrispondenza per questo cliente / fornitore verrà generata in formato e-mail invece che in output di stampa (tenendo conto dell'impostazione di uscita utente effettuata per determinare il metodo di comunicazione nell'uscita utente fornita nella diapositiva successiva).
(Nota: allo stesso modo è possibile configurare le impostazioni per l'output fax selezionando la comunicazione standard come FAX e mantenendo il numero di fax).
Questo articolo è fornito da Manisha Singh