Cos'è la gestione dei problemi?
La gestione dei problemi è il processo per rendere gli altri consapevoli del problema e quindi risolverlo il più velocemente possibile
Per capirlo, esegui il seguente esercizio:
Ci sono alcuni problemi tipici nel progetto
Strategia
- Il progetto è fuori budget
- Mancanza di supporto gestionale visibile per il progetto
- La comunicazione del progetto è stata inefficace
- Il processo di gestione del progetto non segue lo standard
Definizione
- Target di progetto sbagliato
- Ambito del progetto non definito correttamente
- Requisiti del progetto poco chiari
Risorse umane
- Il team di progetto non dispone delle competenze per completare il progetto
- Il team di progetto è troppo grande o troppo piccolo e quindi difficile da gestire
- Il team di progetto è organizzato male. Non vogliono lavorare in squadra
- Mancanza di membri qualificati per congedi o dimissioni.
Orari
- La pianificazione del progetto è troppo stretta. Non hai abbastanza manodopera per rispettare le scadenze.
- Il progetto necessita di alcuni input come materiale di prova, strumento software ecc ... ma c'è un ritardo nella consegna.
Perché si verificano problemi?
Ci sono tantissime ragioni che causano problemi. La maggior parte delle ragioni hanno come causa gli errori umani. Il Test Manager, che guida il progetto, dovrebbe assumersi la piena responsabilità del fallimento di quel progetto.
Qui ci sono alcuni errori comuni che causano i problemi
Abbinare le risorse ai progetti sbagliati
Guru99 Bank è un progetto complesso e di grandi dimensioni. Hai bisogno di molto personale con capacità di test . Ma hai selezionato risorse con capacità di sviluppo. Quale sarà il problema?
Potrebbero verificarsi i seguenti problemi
- Verrà sprecato molto tempo poiché gli sviluppatori non sono tester addestrati e dovranno imparare a fare test. La scadenza potrebbe non essere rispettata.
- La qualità dei test potrebbe risentirne.
L'abbinamento delle risorse ai progetti è il fattore più importante nella gestione del progetto ed è visto come una fase critica per il successo del progetto. Abbinare le risorse al progetto dovrebbe garantire che le capacità delle risorse siano in grado di raggiungere le aspettative del progetto.
Mancanza di capacità di gestione da parte del Project Manager
Sei assegnato come Test Manager del progetto Guru99 Bank. È una buona notizia, ma non hai mai gestito un progetto prima. Non hai alcuna esperienza nella gestione di un progetto, può causare grossi problemi.
Controllare un progetto è difficile ed è ancora più difficile se il project manager non ha alcuna esperienza per gestire bene il progetto. L'esperienza nello svolgimento di riunioni sullo stato del progetto, nella gestione del rischio e nel rapporto con gli stakeholder del progetto è molto importante per lo sviluppo e l'esecuzione di successo di un progetto.
Programma del progetto
Una pianificazione troppo stretta o allentata è uno dei motivi che ritardano o superano i progressi del progetto. Questa situazione può verificarsi se il project manager imposta orari non realistici per le attività del progetto.
Sottovalutare
Sapere chi sei e cosa puoi fare. Il grosso errore che fa il Test Manager è che pensa che sia facile completare qualsiasi progetto. Devi essere realistico nel tuo pensiero e assicurarti di non sottovalutare le tue esigenze sin dall'inizio.
Ignorando i piccoli problemi
Alcuni piccoli problemi al momento possono peggiorare in futuro. Vedi il seguente esempio:
Ignorare i problemi non fa che peggiorare i problemi, quindi è consigliabile fare spazio a questi problemi e sviluppare una soluzione pratica, anche questi problemi sono piccoli.
Non seguendo il processo
Il Test Management è un grande processo che il Manager deve seguire rigorosamente. Non seguire il processo significa infrangere la regola.
Avere un processo in atto ti darà struttura e organizzazione e ridurrà le possibilità che i progetti corrano rischi
Non ascoltare gli altri
Sei Test Manager del progetto; hai la posizione più alta nel team di progetto. Ma non puoi fare niente da solo; hai bisogno del tuo team di progetto.
I membri del team sono probabilmente i più consapevoli delle sfide o dei problemi imminenti con un progetto durante il loro lavoro quotidiano. Se un responsabile del test non ascolta i consigli del membro e scoraggia il suo team di progetto dal dare suggerimenti, alla fine potrebbe finire con il fallimento del progetto.
Approccio alla gestione dei problemi
Iniziamo l'argomento con il seguente scenario
Nel progetto Guru99 Bank, per realizzare il Piano di Test, è necessario analizzare e rendere chiara l'esigenza del cliente. Ecco uno scenario
In questo caso, si è verificato un problema. È venuto dal cliente. In cinque giorni, ha cambiato il requisito per 3 volte. I clienti volubili possono essere una seccatura enorme perché non sa quali sono i suoi desideri, fino al completamento di una certa fase.
Questo argomento ti mostrerà le linee guida dettagliate per risolvere il problema.
Disco
Ad un certo punto durante il progetto, i rischi, che hai identificato nelle fasi di pianificazione, si avvereranno e avrai un problema. Devi registrare qualsiasi evento o problema che si è verificato e minaccia il successo del tuo progetto
In molti progetti, è probabile che i problemi sorgano all'inizio del progetto. Quindi, è un'idea intelligente rilevare e discutere i problemi durante l' avvio del progetto .
Quando viene identificato un problema, è necessario eseguire la seguente azione:
Registra i problemi del progetto
Uno dei migliori strumenti per registrare i problemi del progetto è il registro dei problemi . Il registro dei problemi ti aiuterà a concentrarti sulla ricerca di una soluzione a un problema.
Puoi creare il registro dei problemi da solo o utilizzare il modello del registro dei problemi in questo articolo come riferimento.
Imposta il livello di priorità
Non dimenticare la priorità del problema, assegni sempre un livello di priorità a un problema. Ci sono tre priorità di problemi comunemente usate
Quale priorità assegnerai al problema menzionato negli argomenti precedenti? Quale priorità verrà impostata per il problema sopra menzionato (requisito di modifica frequente del cliente)?A) CriticoB) Maggiore
C) Minore
Errato Corretto
Se il cliente non risolve il requisito, TestManager non può stimare e creare il piano. Il progetto non è in grado di procedere.
È un problema critico e deve essere risolto immediatamente
Assegna il proprietario ai problemi
Assegna la questione del progetto alla persona più adatta ad affrontarla. Quella persona è qualcuno dentro o fuori il team di progetto. Tuttavia, se lo assegni, qualcuno al di fuori del team si assicuri che sappia in cosa sta andando!
Per il problema precedente relativo alla modifica dei requisiti del cliente, è possibile scegliere una persona che abbia le migliori capacità di comunicazione per risolvere il problema. Lavorerà come ingegnere di ponte per negoziare con il cliente, richiedere loro di fissare il requisito, al fine di procedere con il progetto.
Tieni traccia dello stato dei problemi
Dopo aver assegnato il proprietario al problema, è necessario controllare il registro del problema e aggiornare regolarmente lo stato del problema. Le figure seguenti rappresentano il tipo di rischio
rapporto
Documenta le questioni significative del progetto nei tuoi regolari rapporti sullo stato di avanzamento (evidenziazione) e inoltra le questioni ad alta priorità al consiglio di amministrazione del progetto: la comunicazione è fondamentale.
I project manager esperti fanno molto affidamento su un rapporto sullo stato del problema del progetto, soprattutto se un progetto è di grandi dimensioni e ha molte parti interessate.
Per aiutarti a creare il tuo rapporto, puoi usare o utilizzare il rapporto modello problema progetto in questo articolo.
Problemi di progetto di controllo
Il Project Manager è responsabile del controllo delle problematiche del progetto e dovrebbe considerare attentamente le seguenti attività
- Riconoscere le persone che potrebbero avere un impatto sulla risoluzione del problema.
- Interrompere tutte le attività relative ai problemi e prima di risolverli prima. Sei il project manager e hai il controllo della situazione, non affrettare il progetto a meno che non risolva i problemi.
- Ora pensa attentamente alle seguenti domande per ogni problema nel registro
- Crea un elenco di possibili azioni o opzioni che potrebbero offrire la svolta che stai cercando. Quindi restringere l'elenco e selezionare le opzioni che più probabilmente risolveranno il problema.
Errato Corretto
Nell'elemento interattivo sopra, puoi utilizzare qualsiasi azione per risolvere il problema come A, B o C.Ma in alcuni casi, utilizzare solo un'opzione potrebbe non essere sufficiente per risolvere completamente il problema. Il modo migliore è combinare tutte le opzioni.
Ad esempio, se selezioni l'opzione A "Tieni la riunione con il cliente per chiarire e definire una previsione il prima possibile". Cosa farai se tu e il tuo cliente non potete fare il requisito finale dopo tale incontro? È necessario ottenere più supporto da un livello superiore per negoziare con il cliente (opzione B). Se i clienti non sono professionali, non conoscono nemmeno esattamente le loro esigenze. In tal caso, dovresti proporre nuove idee al cliente sui requisiti del prodotto.