In questo tutorial, creeremo un semplice sistema di punti vendita per un negozio al dettaglio fittizio. Il sistema verrà utilizzato dal personale operativo per registrare le transazioni commerciali quotidiane, lo staff tattico utilizzerà anche il sistema per monitorare le prestazioni correnti del negozio al dettaglio.
Il sistema avrà la capacità di esportare i dati per eccellere. Excel verrà utilizzato come strumento del sistema di supporto decisionale per analizzare i dati. I dati in Excel possono anche essere combinati con dati da altre fonti.
Componenti MIS per negozi al dettaglio
1. Procedure aziendali
Le procedure aziendali definiscono come devono essere condotte le transazioni commerciali quotidiane. Il sistema del punto vendita verrà utilizzato per registrare le vendite giornaliere.
Il seguente elenco delinea le attività da svolgere quando un cliente acquista un articolo
- Il cliente presenta gli articoli da acquistare alla cassa
- Il cassiere cerca nel sistema l'articolo presentato nel sistema per recuperare il prezzo
- Il cassiere inserisce la quantità dell'articolo acquistato e il sistema calcola il costo totale. Questo processo viene ripetuto per tutti gli articoli acquistati
- Se un cassiere aggiunge erroneamente un articolo o una quantità di articoli nel sistema, dovrebbe essere in grado di rimuoverlo se il pagamento non è stato ancora registrato. Se il pagamento è stato registrato, il cassiere non dovrebbe essere in grado di rimuovere nulla.
- Dopo aver verificato la fattura totale del cliente, il sistema dovrebbe consentire al cassiere di registrare il pagamento del cliente e stampare una ricevuta per il cliente.
2 persone
Gli utenti che utilizzeranno il sistema saranno cassieri, contabili e utenti del controllo dell'inventario. Tutti gli utenti devono essere letteralmente informatici ed essere formati su come utilizzare il sistema del punto vendita.
3. Hardware
Il sistema del punto vendita sarà Microsoft Access come motore di database. Microsoft Access è un motore di database autonomo e, come tale, il sistema verrà eseguito su un singolo computer. Il computer utilizzato dovrà avere le seguenti specifiche.
- Almeno 1 GB di RAM
- Almeno 10 GB di spazio di archiviazione gratuito sull'unità locale in cui si troverà il database
- Il computer dovrebbe eseguire un sistema operativo basato su Windows con almeno Windows XP e versioni successive
- La velocità del processore dovrebbe avere un minimo di 1 GHz
4. Software
Il computer che verrà utilizzato con il sistema dovrebbe avere le seguenti specifiche minime.
- Sistema operativo basato su Microsoft
- Microsoft Office Suite (in particolare Microsoft Word e Microsoft Access)
5. Dati
Le transazioni commerciali quotidiane verranno archiviate in un database di Microsoft Access.
Dizionario database punto vendita
Un dizionario del database descrive i campi del database, cosa fanno e il tipo di dati.
Di seguito vengono descritte le tabelle che avremo nel nostro database. Per semplicità, manterremo il numero di tabelle solo a quattro (4).
Tabella dei prodotti
| S / N | Nome campo | Tipo di dati | Descrizione |
|---|---|---|---|
| 1 | id | Numerico | Registra la chiave primaria |
| 2 | Nome del prodotto | Corda | Nome del prodotto |
| 3 | Prezzo | Numerico | Il prezzo del prodotto |
| 4 | Quantità_a_ mano | Numerico | Quantità disponibile a portata di mano in un dato momento |
| 5 | Recommended_supplier_id | Numerico | Chiave esterna che collega alla tabella dei fornitori |
Tabella clienti
| S / N | Nome campo | Tipo di dati | Descrizione |
|---|---|---|---|
| 1 | id | Numerico | Registra la chiave primaria |
| 2 | Nome del cliente | Corda | Nome del cliente |
| 3 | Acquisti_totali | Numerico | Valore accumulato delle vendite totali a un determinato cliente |
Tabella fornitori
| S / N | Nome campo | Tipo di dati | Descrizione |
|---|---|---|---|
| 1 | id | Numerico | Registra la chiave primaria |
| 2 | Nome del fornitore | Corda | Nome del cliente |
| 3 | Contact_number | Numerico | Numero di contatto del fornitore |
| 4 | Indirizzo e-mail | Corda | Indirizzo e-mail del fornitore |
Tabella delle vendite
| S / N | Nome campo | Tipo di dati | Descrizione |
|---|---|---|---|
| 1 | id | Numerico | Registra la chiave primaria |
| 2 | Identificativo del cliente | Numerico | Identificatore univoco del cliente |
| 3 | Transaction_date | Data | La data in cui è stata registrata la transazione |
| 4 | Importo pagato | Numerico | Importo totale dell'acquisto |
| 5 | Pagato | Booleano | Campo booleano che mostra se un cliente ha pagato o meno |
Tabella dei dettagli di vendita
| S / N | Nome campo | Tipo di dati | Descrizione |
|---|---|---|---|
| 1 | id | Numerico | Registra la chiave primaria |
| 2 | sales_id | Numerico | Identificatore univoco del cliente |
| 3 | Numero identificativo del prodotto | Data | La data in cui è stata registrata la transazione |
| 4 | quantità | Numerico | Importo totale dell'acquisto |
| 5 | Pagato | Booleano | Campo booleano che mostra se un cliente ha pagato o meno |
Diagramma delle relazioni tra entità del database del punto vendita
Il diagramma delle relazioni tra entità mostra la relazione tra le tabelle nel database. La tabella seguente descrive le relazioni tra le tabelle del database
| S / N | Relazione | Primario | Chiave esterna | Natura della relazione |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Prodotti da vendere | Id nei prodotti | Product_id nelle vendite | 1 a molti |
| 2 | Vendite ai clienti | ID nei clienti | Customer_id nelle vendite | Molti a molti |
| 3 | Prodotti ai fornitori | ID nei fornitori | Recommended_supplier_id nei prodotti | Molti a 1 |
L'immagine seguente mostra le relazioni tra le tabelle nel nostro database.
Come viene elaborata una transazione nel sistema
- Il sistema recupera tutti i record dei clienti dalla tabella dei clienti e popola la casella a discesa
- Il cassiere fa clic sul pulsante della nuova transazione. Questo crea un nuovo record nella tabella delle vendite e genera un ID transazione.
- Il sistema recupera tutti i prodotti dalla tabella dei prodotti e popola il menu a discesa
- Il cassiere seleziona un prodotto dall'elenco a discesa. Il sistema mantiene l'ID del prodotto e il prezzo per l'articolo corrente.
- Il cassiere inserisce la quantità acquistata. Il sistema calcola il totale parziale in base al prezzo memorizzato e alla quantità immessa. Questo processo viene ripetuto fino a quando tutti i prodotti non sono stati inseriti nel sistema.
- Il cassiere inserisce l'importo che il cliente ha pagato. Il sistema calcola la variazione se il cliente paga più del prezzo.
- Il cassiere fa clic sul pulsante di pagamento post. Il sistema aggiorna il;
- quantità di prodotto a portata di mano nella tabella dei prodotti
- aggiorna il campo dell'importo pagato e contrassegna la transazione come pagata nella tabella delle vendite
- aggiorna il campo degli acquisti totali nella tabella dei clienti
Schermate dell'interfaccia utente grafica del punto vendita
Finestra principale del sistema : questo è il punto di ingresso nel sistema. Consente agli utenti di inserire dati, elaborare transazioni, stampare report ed esportare dati di vendita in Excel per ulteriori analisi.
Qui abbiamo dimostrato varie finestre di immissione dati utilizzate durante il POS, per fornire una panoramica del campo che viene riempito durante l'esecuzione della transazione.
Finestra del punto vendita utilizzata dai cassieri presso il punto cassa
L'interfaccia utente è progettata in modo tale da guidare il cassiere attraverso i passaggi necessari per registrare una transazione di acquisto andata a buon fine.
Finestra di immissione dei dati del cliente
Finestra di immissione dei dati dei prodotti
Sommario
Questo tutorial mostra i passaggi pratici coinvolti nello sviluppo di un sistema informativo e ha spiegato un prototipo di un sistema POS (punto vendita). Il sistema è stato sviluppato utilizzando Visual Basic for Applications (VBA) in Microsoft Access.
- Il prossimo