Cos'è SAP?
SAP è l' acronimo di Systems Applications and Products in Data Processing. SAP, per definizione, è anche il nome del software ERP (Enterprise Resource Planning) oltre che il nome dell'azienda. SAP Software è una multinazionale europea, fondata nel 1972 da Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner e Tschira. Sviluppano soluzioni software per la gestione delle operazioni aziendali e delle relazioni con i clienti.
Il sistema SAP è costituito da una serie di moduli completamente integrati, che copre praticamente ogni aspetto della gestione aziendale.
SAP è # 1 nel mercato ERP. A partire dal 2010, SAP ha più di 140.000 installazioni in tutto il mondo, oltre 25 soluzioni aziendali specifiche del settore e più di 75.000 clienti in 120 paesi
Altri prodotti competitivi di SAP Software sul mercato sono Oracle, Microsoft Dynamics, ecc.
Cos'è SAP ERP? Perché è necessario?
Il video seguente spiegherà la necessità di un software ERP come SAP in un'azienda
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La domanda fondamentale per qualsiasi principiante è perché è richiesto Enterprise Resource Planning, chiamato anche ERP? Per rispondere a questa domanda, esaminiamo questo tipico scenario aziendale.
Supponiamo che un cliente si avvicini a un team di vendita chiedendo un particolare prodotto. Il team di vendita contatta il reparto inventario per verificare la disponibilità del prodotto. Con loro sorpresa, il team di vendita ha scoperto che il prodotto è esaurito. Quindi la prossima volta che questo non accade, devono introdurre uno strumento SAP ERP.
Prima di vedere effettivamente in dettaglio cos'è l'ERP e come l'ERP può aiutare nel tuo processo aziendale, capiremo come i diversi reparti sono coinvolti nell'intero processo aziendale, dall'ordine della materia prima - alla produzione dei beni - alla consegna finale prodotti al cliente.
Ecco l'intero processo seguito da qualsiasi unità aziendale.
- Il cliente contatta il team di vendita per verificare la disponibilità del prodotto
- Il team di vendita si avvicina al reparto Inventario per verificare la disponibilità del prodotto
- Nel caso in cui il prodotto sia esaurito, il team di vendita si rivolge al reparto di pianificazione della produzione per fabbricare il prodotto
- Il team di pianificazione della produzione verifica con il reparto inventario la disponibilità di materie prime
- Se la materia prima non è disponibile con l'inventario, il team di pianificazione della produzione acquista la materia prima dai fornitori
- Quindi la pianificazione della produzione inoltra le materie prime all'esecuzione in officina per la produzione effettiva
- Una volta pronto, il team di officina invia la merce al team di vendita
- Team di vendita che a sua volta lo consegna al cliente
- Il team di vendita aggiorna la finanza con i ricavi generati dalla vendita del prodotto. Il team di pianificazione della produzione aggiorna la finanza con i pagamenti da effettuare a diversi fornitori per le materie prime.
- Tutti i reparti si rivolgono alle risorse umane per qualsiasi problema relativo alle risorse umane.
Questo è un tipico processo aziendale per qualsiasi azienda manifatturiera. Alcune inferenze chiave che si potrebbero trarre dallo scenario sarebbero.
- Ha molti dipartimenti o unità aziendali
- Questi reparti o unità aziendali comunicano e scambiano continuamente dati tra loro
- Il successo di qualsiasi organizzazione risiede nella comunicazione efficace e nello scambio di dati all'interno di questi reparti, nonché di terze parti associate come fornitori, outsourcer e clienti.
In base alle modalità di gestione della comunicazione e dei dati scambiati. I sistemi aziendali possono essere generalmente classificati come
1) Sistema decentralizzato
2) Sistema centralizzato chiamato anche ERP.
Sistema decentralizzato
Diamo prima un'occhiata al sistema decentralizzato, in un'azienda con sistema decentralizzato di gestione dei dati. Ci sono due problemi principali:
- I dati vengono conservati localmente nei singoli reparti
- I dipartimenti non hanno accesso alle informazioni o ai dati di altri dipartimenti
Per identificare i problemi che sorgono a causa del sistema di gestione aziendale decentralizzato, esaminiamo di nuovo lo stesso processo aziendale. Il cliente si rivolge al team di vendita per un prodotto, ma questa volta ha bisogno del prodotto, con urgenza.
Poiché si tratta di un processo decentralizzato, il team di vendita non ha alcun accesso alle informazioni in tempo reale sulla disponibilità del prodotto . Quindi si avvicinano al reparto Inventario per verificare la disponibilità del prodotto. Questo processo richiede tempo e il cliente sceglie un altro fornitore con conseguente perdita di entrate e insoddisfazione del cliente.
Supponiamo ora che il prodotto sia esaurito e il team di vendita si rivolga al team di pianificazione della produzione per fabbricare il prodotto per un utilizzo futuro. Il team di pianificazione della produzione verifica la disponibilità delle materie prime richieste.
In un sistema decentralizzato, le informazioni sulle materie prime vengono archiviate separatamente dalla pianificazione della produzione e dal reparto inventario. Pertanto, il costo di mantenimento dei dati (in questo caso, Materia prima) aumenta.
Le informazioni sulle materie prime sono disponibili in due diversi reparti Inventario e Pianificazione della produzione. Quando il team di vendita controlla una particolare materia prima richiesta per la fabbricazione del prodotto, mostra che la materia prima è disponibile secondo l'inventario, ma secondo il database del team di pianificazione della produzione, la materia prima è esaurita.
Quindi, vanno avanti e acquistano la materia prima. Pertanto, il materiale, così come il costo dell'inventario, aumenta.
Una volta che la materia prima è disponibile, il reparto di officina si accorge improvvisamente di essere a corto di lavoratori. Si avvicinano alle risorse umane, che a loro volta assumono dipendenti temporanei a tariffe superiori a quelle di mercato. Così aumenta il costo del lavoro.
Il reparto di pianificazione della produzione non aggiorna il reparto finanziario sui materiali acquistati. Il dipartimento finanziario imposta il termine di pagamento predefinito dal venditore causando la perdita della reputazione dell'azienda e invitando anche una possibile azione legale.
Questi sono solo alcuni dei molti problemi con i sistemi decentralizzati.
Alcuni dei principali problemi con il sistema decentralizzato sono:
- Numerosi sistemi di informazione disparati creati individualmente nel tempo che sono difficili da mantenere
- L'integrazione dei dati richiede tempo e denaro
- Incoerenze e duplicazione dei dati
- La mancanza di informazioni tempestive porta a insoddisfazione del cliente, perdita di entrate e reputazione
- Costo elevato di inventario, materiale e risorse umane.
Questi sono alcuni dei principali inconvenienti per i quali abbiamo bisogno di una soluzione. Ebbene, la soluzione sta nei sistemi centralizzati, ovvero ERP.
Sistema centralizzato
In un'azienda, con un sistema centralizzato di informazione e gestione dei dati.
1) I dati sono conservati in una posizione centrale e sono condivisi con vari Dipartimenti
2) I Dipartimenti hanno accesso alle informazioni o ai dati di altri Dipartimenti
Esaminiamo nuovamente lo stesso processo aziendale per capire come un sistema aziendale centralizzato aiuta a superare i problemi posti da un sistema aziendale decentralizzato.
In questo caso, tutti i reparti aggiornano un sistema informativo centrale.
- Quando il cliente si rivolge al team di vendita per acquistare un prodotto con urgenza. Il team di vendita ha accesso alle informazioni in tempo reale sui prodotti in inventario che vengono aggiornate dal reparto inventario nel sistema centralizzato
- Il team di vendita risponde alle richieste dei clienti in tempo, portando a un aumento delle entrate e del piacere del cliente.
- Nel caso in cui sia richiesta la produzione, il team di vendita aggiorna il database centralizzato, in modo che tutto il reparto rimanga informato sullo stato del prodotto.
- Il reparto di pianificazione della produzione viene aggiornato automaticamente dal database centralizzato per i requisiti. Il Team di Pianificazione della Produzione verifica la disponibilità delle materie prime richieste tramite il Database Centrale, aggiornato dal Reparto Inventario.
- In questo modo si evita la duplicazione dei dati e vengono resi disponibili dati accurati. Il team dell'officina aggiorna regolarmente il proprio stato manodopera nel database centrale, a cui può accedere il reparto risorse umane.
- In caso di carenza di forza lavoro, il team delle risorse umane avvia il processo di reclutamento con tempi di attesa considerevoli per assumere un candidato idoneo al prezzo di mercato. Così il costo del lavoro diminuisce.
- Mentre i fornitori possono inviare direttamente le loro fatture al Central Enterprise System, a cui può accedere il dipartimento finanziario. Pertanto, i pagamenti vengono effettuati in tempo e si evitano possibili azioni legali
- Il software SAP è un tipo di sistema centralizzato. I sistemi SAP sono i più comunemente utilizzati nel software ERP.
I principali vantaggi del sistema centralizzato sono:
- Elimina la duplicazione, la discontinuità e la ridondanza nei dati
- Fornisce informazioni in tempo reale tra i reparti.
- L'azienda SAP fornisce il controllo su vari processi aziendali
- Aumenta la produttività, una migliore gestione dell'inventario, promuove la qualità, riduce i costi dei materiali, un'efficace gestione delle risorse umane, le spese generali ridotte aumenta i profitti
- Migliore interazione con i clienti e maggiore produttività. Migliora anche il servizio clienti
- Quindi, è necessario un sistema di gestione aziendale centralizzato.
- SAP Software è un sistema di gestione aziendale centralizzato, noto anche come Enterprise Resource Planning.
- L'abbreviazione di SAP è Systems Applications and Products in Data Processing.